- Чи потрібен журнал і обов'язково вести
- Чи можна вести в електронному вигляді
- Як вести журнал
- Термін зберігання
- Чи потрібно прошивати
- Хто заповнює і зразок
Індивідуальні підприємці та юридичні особи, діяльність яких, так чи інакше, пов'язана з необхідністю використання автотранспортних засобів, як правило, реєструють видані водіям шляхові листи в спеціальному журналі.
На основі такого журналу відбувається фіксація понесених на паливо витрат, що дозволяє знизити оподатковувані показники підприємства. Крім цього, журнал обліку подорожніх листів використовується при розрахунку заробітної плати водіям, задіяним в роботі організації.
Зміст статті
Чи потрібен журнал і обов'язково вести
Будь-яким організаціям та індивідуальним підприємцям, чия сфера діяльності пов'язана з наданням транспортно-перевізних послуг, покладається вести журнал обліку подорожніх листів в обов'язковому порядку. Вказівка засноване на нормах Федерального закону № 259-ФЗ від 18.11.07 і Наказі Мінтрансу від 18.09.08 р № 152.
Що стосується підприємств, які пов'язані прямо пов'язана з наданням послуг транспортно-перевізного характеру, але користуються автотранспортними засобами в процесі своєї діяльності, наявність журналу обліку подорожніх листів не є обов'язковим для таких, але може використовуватися для систематизації та спрощення обліку використовуваних в роботі даних.
Журнал обліку подорожніх листів, форма 8, був затверджений Постановою Держкомстату № 78 в 1997 році, але з 01.01.2013 вступив в дію Закон № 402-ФЗ, що скасовує існуючу уніфіковану форму 8. З вказаної дати транспортні підприємства, провідні перш журнал обліку подорожніх листів за формою 8, отримали можливість розробляти власний, найбільш оптимальний варіант облікової відомості за умови, що основні розділи уніфікованої форми 8 будуть продубльовані.
Чи можна вести в електронному вигляді
Будь-яких обмежень щодо ведення журналу обліку подорожніх листів в електронному варіанті немає ні в одному правовому акті чинного законодавства, отже, допускається створення облікової відомості в електронному форматі.
Зверніть увагу! Можна використовувати будь-який, найбільш зручний варіант ведення, будь то звичайний Excel або 1С.
Для організацій, що мають великий автотранспортний парк і значний штат водіїв, ведення електронної версії більш переважно, ніж оформлення вручну, зважаючи на значну трудомісткість процесу. При цьому бажано, щоб була можливість роздрукувати журнал на паперові носії в разі потреби.
Як вести журнал
лист журналу
Журнал обліку подорожніх листів, форма 8, виконаний в табличному вигляді, представляючи собою відомість, розділену на колонки. Таких колонок дев'ять. У них вносяться наступні дані:
- Порядкові номери виданих листів;
- Дати видачі;
- ПІБ водіїв;
- Табельні номери працівників;
- Гаражні номери транспортних засобів;
- Підписи водія, диспетчера і бухгалтера;
- Примітки в разі потреби.
Зверніть увагу! Якщо організація веде облік за допомогою власної розробленої форми відомості, обліковий журнал може містити додаткові графи, які використовуються конкретно взятої організацією.
У разі якщо в облікову книгу внесені помилкові дані, допускається внесення виправлень відповідно до положень 9 Федерального закону № 402-ФЗ. При допущенні помилки запис виправляється таким чином:
- Помилковий запис перекреслюється однією рисою;
- Поруч проставляється відмітка «виправлено», і вписуються вірні відомості;
- Проставляється дата внесення виправлень;
- Зроблені виправлення повинні бути завізовані особою, відповідальною за ведення облікової відомості;
Важливо! При перекреслення помилкового запису необхідно проводити межу так, щоб сама невірна запис залишалася читається після її перекреслення.
Термін зберігання
Подорожні листи співробітникам, які працюють на автотранспорті, видаються один раз за робочий день або зміну. Сам реєстраційний журнал заводиться з розрахунком на річний період, але в разі необхідності період ведення може бути скорочений до одного місяця, наприклад, якщо мова йде про одиничні тривалих поїздках на кшталт відряджень.
З огляду на те, що облікова відомість є первинною документацією, термін її подальшого зберігання становить 5 років, після чого журнал може бути утилізований. Слід зазначити, що п'ятирічний термін зберігання поширюється не тільки на паперові, а й на електронні носії інформації.
Чи потрібно прошивати
Журнал обліку подорожніх листів форма 8 має послідовну нумерацію сторінок. При його вступі необхідно дотримуватися хронологічний порядок. Титульна сторінка повинна бути підписана в обов'язковому порядку із зазначенням дати початку ведення. Там же, на титульній сторінці, пишуться основні реквізити самої організації, її повне найменування.
Після того як ведення облікової відомості завершено, журнал прошивається. Прошита книга завіряється підписами керівної особи підприємства, головним бухгалтером компанії і печаткою організації, після чого передається на зберігання до архіву підприємства.
Хто заповнює і зразок
Обов'язок із ведення обліку шляхових листів в спеціалізованому журналі може бути покладена на працівника, призначеного наказом керівництва, або на службовця, в чиї посадові обов'язки, зазначені в трудовому договорі, входять функції з ведення облікових відомостей в організації.
Найчастіше подібна робота виконується бухгалтером, кадровиком або секретарем-діловодом. При відсутності особи, яка здійснює ведення такої відомості всередині підприємства, договір може бути укладений зі сторонніми організаціями, що обслуговують автотранспортні засоби, за умови, що в такому договорі буде передбачатися пункт про необхідність ведення обліку.
