"Московські аптеки", 2008, N 12

Порядок оформлення і ведення касової книги (уніфікована форма N КО-4) визначено в Рішенні Ради директорів ЦБ Росії від 22.09.93 N 40 (III розділ, пункти 22-26).

Фармацевтичні організації повинні враховувати наступні загальні правила щодо касової книги:

- все надходження і видачі готівки враховуються в касовій книзі;

- кожна організація веде тільки одну касову книгу;

- контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера;

- підчищення і необумовлені виправлення в касовій книзі не допускаються; зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера або замінює його особи.

Правильне оформлення касової книги враховує такі складові:

- касова книга заводиться на певний встановлений організацією період (місяць, квартал, рік або інший період);

- касова книга повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастичної печаткою;

- при нумерації перші і другі екземпляри листів нумеруються однаковими номерами;

- при опечатування містичний печаткою використовуються клей на основі рідкого скла ( "Силікатний", "Канцелярський", "Конторський", "Рідке скло"), папір типу цигаркового, штемпельна фарба; папір з відбитком печатки змазується з двох боків клеєм, після опечатування книги наноситься ще один шар клею;

- спочатку в касовій книзі заповнюються:

1). обкладинка і титульний лист (організація, код організації за ЄДРПОУ, структурний підрозділ (відокремлений зі своєю касою) і його код при використанні організацією системи кодування, період, на який заводиться книга);

2). остання сторінка (в рядку "У цій книзі пронумеровано та прошнуровано ___ аркушів" прописом вказується кількість аркушів у касовій книзі, завіряється підписами керівника та головного бухгалтера цієї організації, а також печаткою або штампом із зазначенням дати).

Записи в касову книгу проводяться касиром в 2-х примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою відразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або замінює його документа.

Кожен аркуш касової книги складається з двох рівних частин:

- перша частина з горизонтальною лінійкою заповнюється касиром як перший примірник та залишається в книзі;

- друга частина без горизонтальних лінійок заповнюється через копіювальний папір, є відривний, служить звітом касира.

До внесення в книгу записів за поточний день лист згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під частину, яка залишається в книзі. Для ведення записів після рядка "Перенесення" відривну частину аркуша накладають на лицьову сторону невідривної частини і продовжують записи по горизонтальних лінійок зворотного боку невідривної частини листа. Записи касових операцій починаються на лицьовому боці невідривної частини листа після рядка "Залишок на початок дня". Бланк звіту до кінця операцій за день не відривається.

При заповненні основної частини касової книги слід враховувати наступне:

- заповнюється на підставі прибуткових касових ордерів і видаткових касових ордерів, а також платіжних (розрахунково-платіжних відомостей), касових чеків, заяв на видачу грошей, рішень суду та ін .;

- в графі 2 "Від кого отримано або кому видано" вказується П.І.Б. особи, від якого отримані або яким видані кошти; в разі представника іншої організації також вказується найменування цієї організації;

- рядка "Залишок на початок дня", "Перенесення", "Разом за день", "Залишок на кінець дня", "в тому числі на заробітну плату, виплати соціального характеру і стипендії", графи "Прихід, руб. Коп . "," Витрата, руб. коп. " заповнюються в рублях і копійках;

- до підрахунку підсумкових сум по рядку "Разом за день" за поточну дату в касовій книзі незаповнений записами простір заповнюється прочерком;

- по рядку "Залишок на кінець дня" відображається сума залишку готівки в касі на кінець дня, яка розраховується за формулою "сума залишку грошових коштів в касі на початок дня плюс сумарний прихід за день і мінус сумарний витрата за день"; при цьому залишок грошей в касі на наступний день не повинен бути понад установлений обслуговуючим банком ліміту; організації мають право зберігати в своїх касах готівку понад встановлені ліміти лише для оплати праці, виплати допомоги по соціальному страхуванню і стипендій не більше 3 робочих днів (для підприємств, розташованих в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, - до 5 днів), включаючи день отримання грошей в банку (п. 7, 9 Порядку ведення касових операцій).

Дії з касовою книгою щодня в кінці робочого дня:

Касир:

- підбиває підсумки операцій за день;

- виводить залишок грошей в касі на наступне число;

передає в бухгалтерію як звіт касира відривний лист (копію записів в касовій книзі за день) з прибутковими та видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.

Бухгалтер:

- перевіряє записи в касовій книзі;

- перераховує прикладені до звіту прибуткові та видаткові документи;

- вказує прописом з початку рядка з великої літери кількість отриманих ним прибуткових і видаткових документів в рядку "Записи в касовій книзі перевірив і документи в кількості ___ прибуткових і ___ витратних отримав" (якщо в рядку залишилося вільне місце, то воно заповнюється прочерком);

- ставить свій підпис і вказує розшифровку підпису.

Відповідно до пункту 25 Порядку ведення касових операцій касова книга може вестись також автоматизованим способом за умови забезпечення повного збереження касових документів. У цьому випадку її листи формуються у вигляді машинограми "Вкладний аркуш касової книги". Одночасно з нею формується машинограмма "Звіт касира". Обидві названі машинограми повинні складатися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і включати всі реквізити, передбачені формою касової книги. Нумерація аркушів касової книги в цих машинограммах здійснюється автоматично в порядку зростання з початку року. В останній за кожен місяць машинограмі "Вкладний аркуш касової книги" має автоматично друкуватися загальна кількість аркушів касової книги за кожний місяць, а в останній за календарний рік машинограмме - загальна кількість аркушів касової книги за рік. Касир після отримання машинограм "Вкладний аркуш касової книги" і "Звіт касира" зобов'язаний перевірити правильність складання зазначених документів, підписати їх і передати звіт касира разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розписку у вкладному аркуші касової книги. Машинограми "Вкладний аркуш касової книги" з метою забезпечення схоронності і зручності використання протягом року зберігаються касиром окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року або у міру необхідності машинограми "Вкладний аркуш касової книги" брошуруються в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера та книга опечатується.

Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей (форма N КО-5) застосовується:

- для обліку грошей, виданих головним (старшим) касиром з каси організації іншим касирам або довіреній особі (роздавальнику);

- для обліку повернення готівки і касових документів по проведених операціях.

Головний (старший) касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

Касири зобов'язані в кінці робочого дня:

- відзвітувати перед головним (старшим) касиром в отриманому авансі;

- відзвітувати перед головним (старшим) касиром в прийнятих за прибутковими документами грошах;

- здати залишок готівки та касові документи по проведених операціях головному (старшому) касиру під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

З одержаних авансів для оплати праці та виплати стипендій касири зобов'язані:

- відзвітувати в строк, зазначений у платіжній відомості для їх виплати;

- до закінчення цього терміну щодня здавати в касу залишки готівки, що не виданих за платіжними відомостями; ці гроші здаються в опечатаних касирами сумках, пакетах тощо. упаковках головному (старшому) касиру під розписку, з зазначенням оголошеної суми.

У наступній статті будуть розглядатися порядок розрахунку ліміту залишку каси і новий порядок здачі готівки в банк відповідно до Положення ЦБ РФ N 318-П.

Доцент кафедри УЕФ ФПП ОП

ММА ім. І. М. Сеченова, к.ф.н.

Е.Р.ЗАХАРОЧКІНА

Підписано до друку

22.12.2008

Асоціація сприяє у наданні послуги у продажу лісоматеріалів: дрова колоті за вигідними цінами на постійній основі. Лесопродукция відмінної якості. Завантажити: Стаття. Порядок ведення касової книги і книги обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів
Завантажити: Стаття. Порядок ведення касової книги і книги обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів