Особиста справа співробітника дає повну інформацію про нього. Для чого це потрібно ІП і чи можна виключити з практики відділу кадрів формування особової справи? Краще не треба - цей документ зробить ваших працівників більш відповідальними, так як крім біографії в особовій справі можна вказати і різні порушення підлеглим трудової дисципліни.
Комплектація досьє
Особиста справа - це папка, що містить основну інформацію про людину.
Формування особистих справ обов'язково для держслужбовців. Таке рішення було прийнято президентом в 2005 році, про що свідчить Указ № 609 . Інші організації або підприємства не підкоряються цим указом і можуть займатися формуванням особистих справ громадянина на власний розсуд. Така форма зберігання інформації про людей дуже зручна і практикується навіть індивідуальними підприємцями.
Зазвичай веденням досьє займається ОК (відділ кадрів) або бухгалтерія. В організації повинен бути затверджений порядок формування справи, який визначає:
- На кого заводиться справа.
- Які екземпляри важливих паперів повинні бути в папці.
- Де зберігається картотека.
- Як довго повинні зберігатися особисті справи.
Пакет документів для особової справи
Що ж повинно бути в особистій папці працівника? Наповнення папки залежить від того, чим займається співробітник і яка інформація буде важливою керівництву або іншим особам.
Перерахуємо лише стандартний набір файлів, які зазвичай зустрічаються в досьє:
- Титульний аркуш.
- Наказ і заяву про прийом співробітника на робоче місце.
- Один екземпляр трудового договору .
- договір про матеріальну відповідальність (при необхідності).
- Копії паспорта та свідоцтва про укладення або розірвання шлюбу (при наявності).
- Копія диплома або іншого документа про освіту співробітника.
- Автобіографія (на розсуд роботодавця).
- Характеристика або рекомендації (якщо були надані).
- Копії наказів або виписок про підвищення співробітника або переведення на іншу посаду.
- Документи про підтвердження кваліфікації, участі в розробках (якщо мають місце).
- Інформація про премію або стягнення (якщо є).
- Заява та наказ про звільнення співробітника, якщо настав такий момент.
- Наказ про вихід на пенсію, якщо людина допрацював до цього терміну.
Список може бути розширений, якщо для цього є підстави. Детальну інформацію про те, що повинно бути в особовій справі співробітника державної або муніципальної служби, можна подивитися в указі президента .
Як оформити особисту справу
Важлива інформація заноситься до особової справи під час всього періоду роботи співробітника.
Однаковим для всіх повинен бути титульний лист. Те, як його оформити, залежить від шаблону, обраного для конкретного підприємства або ІП.
За зразок можна взяти будь-яку форму, наприклад ГОСТ 17914-72 . На титульній сторінці вказуємо:
- порядковий номер особової справи працівника;
- назва організації або ІП, де ведеться особиста справа;
- П.І.Б. співробітника в називному відмінку (Іванов Іван Іванович);
- дату народження;
- дату прийняття на роботу і дату звільнення;
- термін зберігання справи.
Всі документи складаються в хронологічній послідовності, і кожній сторінці присвоюється номер.
Починається будь-яку справу з дати оформлення співробітника в організацію або муніципальне установа. Цією датою є інформація, зазначена в заяві працівника. Останньою датою вважається термін звільнення людини або переведення його в інше місце. Тоді особиста справа може бути передано на нове робоче місце з відповідною позначкою про дату передачі та П.І.Б. співробітника, який цю папку прийняв.
Невід'ємною частиною будь-якого особистого справи є опис-лист, в яку заноситься інформація про всі документи, що містяться в досьє. Вносити зміни до особової справи має право тільки співробітник відділу кадру, якому довірено формування та ведення особових справ працівників.
Невід'ємною частиною будь-якого особистого справи є опис-лист, в яку заноситься інформація про всі документи, що містяться в досьє.
як зберігати
Особиста справа - це конфіденційна інформація про людину, яка не повинна стати доступною стороннім особам. Тому папки зберігаються в окремому місці. Бажано для цього мати сейф або металева шафа з замком.
Папка не повинна передаватися на руки без відповідної позначки в спеціальному журналі для реєстрації особистих справ. Сам працівник може лише ознайомитися зі своєю справою в кабінеті відділу кадрів. На руки папка не видається.
У шафі або сейфі всі особисті справи зберігаються в алфавітному порядку. Кожна справа може розташовуватися в своїй папці або бути об'єднано з іншими. Наприклад, справи всіх співробітників з прізвищем, що починається на одну букву, можуть бути скомплектовані в одній великій теці або коробці. Тільки в цьому випадку потрібно на обкладинці вказати основну інформацію.
Багато кадровики, що займаються формуванням та веденням досьє, сумніваються, чи потрібно зшивати особисті справи співробітників. На етапі ведення справи, поки працівник числиться в організації, зшивати документи не потрібно. Досить використовувати папку-швидкозшивач з файлами, в які будуть вкладатися різні бланки. При необхідності доповнити чи вилучити інформацію зробити це буде просто. Зшивати особиста справа необхідно лише при відправці його в архів, коли працівник звільнився, перевівся або вийшов на пенсію.
Зшивати особиста справа необхідно лише при відправці його в архів, коли працівник звільнився, перевівся або вийшов на пенсію.
Ведення особової справи працівника припиняється з тих пір, як співробітник буде виключений зі штату. Тоді в аркуші опису робиться остання відмітка про вкладеному наказі про звільнення співробітника. Папка зшивається і передається в архів. У пересічних громадян особисті справи знаходяться в архіві 75 років з моменту надходження. Особові справи керівників залишаються в архіві безстроково.
Індивідуальний підприємець може не вести особисті справи співробітників. Але краще все-таки використовувати такий документ. Формування особистих справ ваших працівників принесе багато користі - все відомості про людину будуть в одній папці. Це допоможе зберегти необхідні документи і забезпечить швидкий доступ до інформації.
Для чого це потрібно ІП і чи можна виключити з практики відділу кадрів формування особової справи?